プライバシーポリシー

1. 私たちについて

Chatixyは、ラトビア・欧州連合に設立されたSIA Devoflex（登録番号: 40203700105、VAT: LV40203700105）が運営するサービスです（以下「Chatixy」「当社」）。当プラットフォームでは、企業が自社コンテンツをもとにAIチャットエージェントを作成し、自社ウェブサイトに埋め込むことができます。本ポリシーでは、収集する個人データの種類・目的、およびお客様のお選びいただける設定について説明します。

2. 収集するデータ

アカウントデータ: アカウント作成または有料プランへの申し込み時に入力された氏名・メールアドレス・会社名・請求情報。

コンテンツデータ: クロール対象として指定したウェブサイト、アップロードしたドキュメント、チャットの設定内容。これらのコンテンツはお客様自身のサポートエージェントの動作のみに使用します。

会話データ: お客様のウェブサイト訪問者とサポートエージェントまたはサポートチームとのやり取り。お客様が確認・返信できるよう、当社がお客様に代わって保存します。

利用データ: IPアドレス、ブラウザの種類、ダッシュボード内の閲覧ページなどのログ情報。セキュリティ確保およびサービス改善に使用します。

国に関する情報: お客様のアカウントに関連付けられる国は、登録時のIPアドレス、セットアップ時にご申告いただいた国、およびお支払い時の請求先住所と使用されたお支払い方法の国から判定します。当社はEUの販売者として、制裁および輸出管理に関する規則や付加価値税を含む法的義務を果たすためにこの情報を必要とします。

3. データの使用方法

お客様のデータは、サービスの提供・改善のために使用します。具体的には、コンテンツをインデックス化してサポートエージェントが回答できるようにすること、返信の生成、会話の配信・表示、決済処理、サービス通知の送信、サポートの提供が含まれます。

個人データを第三者に販売することはありません。また、お客様のナレッジベースのコンテンツや顧客との会話を、当社または第三者の汎用モデルの学習に使用することもありません。

4. AI処理とモデルプロバイダー

回答生成のため、Chatixyはナレッジベースの関連箇所と会話内のメッセージを、第三者の大規模言語モデルプロバイダー（現在はOpenAI、および一部のお客様についてはAnthropic）に送信します。これらのプロバイダーはデータ処理契約に基づき当社のサブプロセッサとして機能し、リアルタイムで応答を返すためだけにコンテンツを処理します。

モデルプロバイダーは、ChatixyのAPIを通じて送信されたコンテンツをモデルの学習に使用しません。また、応答の提供と不正使用監視義務の遵守に必要な期間を超えてデータを保持しないよう当社から指示しています。当社は検索プロセスとプロンプトに安全策を設けていますが、AI生成の回答が不完全または不正確になる場合があるため、エージェントがお客様のビジネスをどのように表現しているか定期的にご確認ください。

5. あなたの役割と私たちの役割

アカウントデータについては、Chatixyがデータ管理者となります。お客様のウェブサイト訪問者とサポートエージェントとの会話については、お客様が管理者であり、Chatixyはお客様の指示に従ってデータを処理する処理者となります。

お客様は、訪問者のメッセージを収集するための適法な根拠を確保するとともに、Chatixy搭載のAIチャットエージェントが使用されていることをお客様自身のプライバシーポリシーにおいて訪問者に通知する責任を負います。

6. 法的根拠と保持

データの処理は、契約の履行（アカウントの運営）、正当な利益（セキュリティ、製品分析）、および必要に応じた同意（マーケティングメール）を法的根拠として行います。

アカウントデータおよびコンテンツデータは、アカウントが有効な期間中保持します。アカウント削除後は、法令により長期保存が義務付けられている場合（例: 請求書）を除き、個人データは30日以内に削除します。

お客様の国の判定および確認は、法的義務を遵守するために行います。この目的で保存するのは2文字の国コードのみであり、市区町村や正確な位置情報を保存することはありません。

7. 共有とサブプロセッサ

データは、サービス運営を支援するサブプロセッサとのみ共有します。具体的には、クラウドホスティング、回答生成のためのAIモデルプロバイダー（OpenAI、Anthropic）、決済処理（Stripe）、メール配信の各事業者であり、いずれもデータ処理契約を締結しています。最新のサブプロセッサ一覧はご要望に応じて提供します。

インフラストラクチャと会話データは欧州連合内でホストしています。サブプロセッサがEU域外でデータを処理する場合、当該移転は標準契約条項（SCC）により保護されます。

8. Googleカレンダー（予約）

GoogleカレンダーをChatixyに接続すると、製品ごとにオンにするオプション機能として、Chatixyはあなたの空き時間を確認し、カレンダーイベントを作成および削除する許可を求めます。これらの情報は、予約スケジュール機能を提供するためだけに使用されます。

Chatixyは、訪問者に実際に空いている時間枠を提供するために、あなたの空き時間のみを読み取ります。既存のイベントのタイトル、説明、参加者、内容にはアクセスしません。訪問者が予約をすると、Chatixyはサービス名、訪問者の名前、訪問者が残したメモを含むイベントを追加しますが、訪問者のメールアドレスや電話番号は含まれません。予約がキャンセルされた場合、Chatixyは作成したイベントを削除し、作成していないイベントを変更または削除することはありません。

Chatixyは、Googleが発行するアクセスおよびリフレッシュトークン（保存時に暗号化）と接続されたアカウントのメールアドレスを、接続を維持するためだけに保存します。ダッシュボードでGoogleカレンダーを切断すると、これらのトークンは永久に削除され、カレンダーからイベントが削除されることはありません。

ChatixyがGoogle APIから受け取った情報の使用および他のアプリへの転送は、Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy) に従い、Limited Use要件を含みます。Googleカレンダーのデータは、ここで説明されている予約スケジュール機能を提供するためだけに使用され、販売されることはなく、広告に使用されることもなく、機能を提供するため、法律を遵守するため、または合併や買収に関連する場合を除き、他者と共有されることはありません。Chatixyの従業員があなたのGoogleカレンダーのデータにアクセスすることは、あなたの明示的な同意がある場合、セキュリティのため、または法律で要求される場合を除き、ありません。

9. セキュリティ

データは転送中はTLS暗号化で保護し、機密性の高い認証情報とデータベースのバックアップは保存時に暗号化します。アクセスは必要最小限の担当者に限定するとともに、テナントごとのナレッジベースと会話を分離しています。いかなる送信・保存方式も完全な安全性を保証するものではありませんが、お客様にお預かりした情報を守るために継続的に取り組んでいます。

10. あなたの権利

アカウント設定から、または当社へのご連絡により、個人データへのアクセス・修正・エクスポート・削除をいつでも行うことができます。EU/EEA域内のお客様は、処理に対する異議申し立ての権利、および監督当局への苦情申し立ての権利も有します。

ログインせずに削除を依頼する方法を含む手順の詳細は、Chatixyアカウントの削除をご覧ください。

11. クッキー

ダッシュボードは、認証とセッション管理に必要最小限のクッキーのみを使用します。マーケティングサイトでは、他サイトをまたいだ追跡を行わないプライバシー重視の最小限のアクセス解析を採用しています。

12. The shop website check

When you submit a shop address to the website check, we read up to 40 public pages of that site to test how well it answers customer questions. The report can be opened for 7 days. We then keep the data for up to 30 more days before it is deleted automatically, together with the test data and any email address you entered. If you enter an email address, we use it only to send you the report you asked for, and it is deleted with the report. Nothing is sold or shared.

13. 連絡先

プライバシーに関するお問い合わせやご要望は、info@chatixy.com までご連絡いただくか、SIA Devoflex（登録番号: 40203700105）、ラトビアまで書面にてお送りください。