Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Chatixy est exploité par SIA Devoflex (numéro d'enregistrement 40203700105, TVA LV40203700105), établie en Lettonie, Union européenne (« Chatixy », « nous »). La plateforme permet aux entreprises de créer des agents de support entraînés sur leur propre contenu et de les intégrer sur leurs sites web. La présente politique explique quelles données à caractère personnel nous collectons, pourquoi nous les collectons et les choix dont vous disposez.

2. Données que nous collectons

Données de compte : votre nom, votre adresse e-mail, le nom de votre entreprise et vos informations de facturation lorsque vous créez un compte ou souscrivez à un forfait payant.

Données de contenu : sites web que vous nous demandez d'explorer, documents que vous importez et configurations des agents de support. Ce contenu sert uniquement à alimenter votre propre agent de support.

Données de conversation : messages échangés entre les visiteurs de votre site web et votre agent de support ou votre équipe, que nous conservons en votre nom afin que vous puissiez les consulter et y répondre.

Données d'utilisation : données de journalisation telles que les adresses IP, le type de navigateur et les pages consultées dans le tableau de bord, utilisées à des fins de sécurité et d'amélioration du produit.

3. Comment nous utilisons vos données

Nous utilisons vos données pour fournir et améliorer le service : indexer votre contenu afin que votre agent de support puisse s'en servir pour répondre, générer des réponses, transmettre et afficher les conversations, traiter les paiements, envoyer des notifications de service et fournir une assistance.

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel, et nous n'utilisons pas le contenu de votre base de connaissances ni les conversations de vos clients pour entraîner nos propres modèles à usage général ou ceux de tiers.

4. Traitement IA et fournisseurs de modèles

Pour générer des réponses, Chatixy transmet les parties pertinentes de votre base de connaissances et les messages d'une conversation à des fournisseurs tiers de grands modèles de langage (actuellement OpenAI), qui agissent en tant que nos sous-traitants ultérieurs dans le cadre d'accords de traitement des données. Ils ne traitent ce contenu que pour nous renvoyer une réponse en temps réel.

Nos fournisseurs de modèles n'utilisent pas le contenu transmis via l'API de Chatixy pour entraîner leurs modèles, et nous leur demandons de ne le conserver que le temps nécessaire pour fournir la réponse et respecter leurs obligations de surveillance des usages abusifs. Nous mettons en place des garde-fous au niveau de la récupération du contenu et des invites (prompts), mais les réponses générées par l'IA peuvent néanmoins être incomplètes ou inexactes ; il vous appartient donc de vérifier la manière dont votre agent représente votre entreprise.

5. Votre rôle et le nôtre

Pour vos données de compte, Chatixy est le responsable du traitement. Pour les conversations que les visiteurs de votre site web ont avec votre agent de support, vous êtes le responsable du traitement et Chatixy est votre sous-traitant - nous gérons ces données selon vos instructions pour faire fonctionner votre agent.

Il vous incombe de disposer d'une base légale pour collecter les messages des visiteurs et de les informer, par le biais de votre propre politique de confidentialité, qu'un agent de support propulsé par Chatixy est utilisé.

6. Bases légales et conservation

Nous traitons les données sur la base de l'exécution du contrat (gestion de votre compte), de l'intérêt légitime (sécurité, analyse produit) et du consentement lorsque requis (e-mails marketing).

Nous conservons les données de compte et de contenu tant que votre compte est actif. Après la suppression du compte, les données à caractère personnel sont effacées dans un délai de 30 jours, sauf si la loi impose une durée de conservation plus longue (par exemple pour les factures).

7. Partage et sous-traitants

Nous partageons les données uniquement avec des sous-traitants qui nous aident à faire fonctionner le service - hébergement cloud, fournisseurs de modèles IA (OpenAI) pour la génération de réponses, traitement des paiements (Stripe) et envoi d'e-mails - chacun sous un accord de traitement des données. Une liste actuelle des sous-traitants est disponible sur demande.

Notre infrastructure et les données de conversation sont hébergées dans l'Union européenne. Lorsqu'un sous-traitant traite des données en dehors de l'UE, ces transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types.

8. Google Agenda (Rendez-vous)

Si vous connectez votre Google Agenda à Chatixy - une fonctionnalité optionnelle que vous activez par produit - Chatixy demande l'autorisation de voir vos disponibilités et de créer et supprimer des événements dans l'agenda, et utilise ces informations uniquement pour gérer la prise de rendez-vous.

Chatixy lit uniquement vos disponibilités afin que l'assistant de chat propose aux visiteurs des créneaux réellement disponibles; il n'accède pas aux titres, descriptions, participants ou contenus de vos événements existants. Lorsqu'un visiteur réserve, Chatixy ajoute un événement contenant le nom du service, le nom du visiteur et toute note laissée par le visiteur - jamais l'adresse email ou le numéro de téléphone du visiteur. Lorsqu'une réservation est annulée, Chatixy supprime l'événement qu'il a créé, et ne modifie ni ne supprime jamais les événements qu'il n'a pas créés.

Chatixy stocke les jetons d'accès et de rafraîchissement émis par Google (chiffrés au repos) ainsi que l'adresse email du compte connecté, uniquement pour maintenir la connexion active. Déconnecter Google Agenda dans votre tableau de bord supprime définitivement ces jetons et ne retire aucun événement de votre agenda.

L'utilisation et le transfert par Chatixy des informations reçues des API Google vers toute autre application respecteront la Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), y compris les exigences de Limited Use. Les données de Google Agenda sont utilisées uniquement pour fournir la fonctionnalité de prise de rendez-vous décrite ici; elles ne sont jamais vendues, jamais utilisées à des fins publicitaires, et jamais partagées avec d'autres sauf si nécessaire pour fournir la fonctionnalité, pour se conformer à la loi, ou dans le cadre d'une fusion ou acquisition. Aucun employé de Chatixy n'accède à vos données Google Agenda sauf avec votre consentement explicite, pour des raisons de sécurité, ou lorsque la loi l'exige.

9. Sécurité

Nous protégeons les données en transit grâce au chiffrement TLS, et chiffrons les identifiants sensibles et les sauvegardes de base de données au repos. Nous limitons l'accès à vos données selon le principe du besoin d'en connaître, et isolons la base de connaissances et les conversations de chaque client. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement sûre, mais nous œuvrons en permanence à la protection des informations que vous nous confiez.

10. Vos droits

Vous pouvez accéder à vos données à caractère personnel, les rectifier, les exporter ou les supprimer à tout moment depuis les paramètres de votre compte ou en nous contactant. Si vous résidez dans l'UE/EEE, vous disposez également du droit de vous opposer au traitement et d'introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle.

11. Cookies

Le tableau de bord utilise des cookies strictement nécessaires pour l'authentification et la gestion des sessions. Le site marketing utilise une configuration analytique minimale et respectueuse de la vie privée qui ne vous suit pas sur d'autres sites.

12. Contact

Pour toute question ou demande relative à la confidentialité, contactez-nous à info@chatixy.com ou écrivez à SIA Devoflex (reg. 40203700105), Lettonie.