Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Chatixy wird von der SIA Devoflex (Registrierungsnr. 40203700105, USt-IdNr. LV40203700105) mit Sitz in Lettland, Europäische Union, betrieben ("Chatixy", "wir", "uns"). Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, KI-Chat-Agenten zu erstellen, die auf ihren eigenen Inhalten trainiert sind, und diese in ihre Websites einzubinden. Diese Erklärung legt dar, welche personenbezogenen Daten wir erheben, warum wir sie erheben und welche Wahlmöglichkeiten Sie haben.

2. Daten, die wir erheben

Kontodaten: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Firmenname und Ihre Rechnungsdaten, wenn Sie ein Konto erstellen oder ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen.

Inhaltsdaten: Websites, deren Crawling Sie bei uns beauftragen, von Ihnen hochgeladene Dokumente und Support-Agent-Konfigurationen. Diese Inhalte werden ausschließlich zum Betrieb Ihres eigenen Support-Agenten verwendet.

Konversationsdaten: Nachrichten, die zwischen Ihren Website-Besuchern und Ihrem Support-Agenten oder Team ausgetauscht werden und die wir in Ihrem Auftrag speichern, damit Sie sie einsehen und beantworten können.

Nutzungsdaten: Protokolldaten wie IP-Adressen, Browsertyp und im Dashboard aufgerufene Seiten, die wir zur Sicherheit und zur Produktverbesserung verwenden.

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden Ihre Daten, um den Dienst bereitzustellen und zu verbessern: zur Indizierung Ihrer Inhalte, damit Ihr Support-Agent daraus Antworten ableiten kann, zur Generierung von Antworten, zur Bereitstellung und Anzeige von Konversationen, zur Abwicklung von Zahlungen, zum Versand von Service-Benachrichtigungen und zur Erbringung von Support.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, und wir verwenden weder die Inhalte Ihrer Wissensdatenbank noch die Konversationen Ihrer Kunden, um unsere eigenen oder fremde Allzweck-Modelle zu trainieren.

4. KI-Verarbeitung und Modellanbieter

Zur Generierung von Antworten übermittelt Chatixy die relevanten Teile Ihrer Wissensdatenbank sowie die Nachrichten einer Konversation an Drittanbieter großer Sprachmodelle (derzeit OpenAI), die im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen als unsere Unterauftragsverarbeiter tätig sind. Sie verarbeiten diese Inhalte ausschließlich, um uns in Echtzeit eine Antwort zurückzuliefern.

Unsere Modellanbieter verwenden die über die Chatixy-API übermittelten Inhalte nicht zum Training ihrer Modelle, und wir weisen sie an, diese nur so lange zu speichern, wie es zur Lieferung der Antwort und zur Erfüllung von Pflichten zur Missbrauchsüberwachung erforderlich ist. Wir setzen Schutzmaßnahmen bei Abruf und Prompt-Gestaltung ein, dennoch können KI-generierte Antworten unvollständig oder ungenau sein; Sie sollten daher prüfen, wie Ihr Agent Ihr Unternehmen darstellt.

5. Ihre Rolle und unsere

Für Ihre Kontodaten ist Chatixy Verantwortlicher. Für die Gespräche, die Ihre Website-Besucher mit Ihrem Support-Agenten führen, sind Sie der Verantwortliche und Chatixy ist Ihr Auftragsverarbeiter - wir verarbeiten diese Daten nach Ihren Weisungen, um Ihren Agenten zu betreiben.

Sie sind dafür verantwortlich, über eine Rechtsgrundlage für die Erhebung der Besuchernachrichten zu verfügen und Ihre Besucher in Ihrer eigenen Datenschutzerklärung darüber zu informieren, dass ein von Chatixy betriebener KI-Chat-Agent eingesetzt wird.

6. Rechtsgrundlagen und Aufbewahrung

Wir verarbeiten Daten auf Grundlage der Vertragserfüllung (Betrieb Ihres Kontos), des berechtigten Interesses (Sicherheit, Produktanalysen) sowie - soweit erforderlich - Ihrer Einwilligung (Marketing-E-Mails).

Wir bewahren Konto- und Inhaltsdaten so lange auf, wie Ihr Konto aktiv ist. Nach der Löschung des Kontos werden personenbezogene Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, es sei denn, gesetzliche Vorschriften erfordern eine längere Aufbewahrung (z. B. bei Rechnungen).

7. Weitergabe und Unterauftragsverarbeiter

Wir geben Daten nur an Unterauftragsverarbeiter weiter, die uns beim Betrieb des Dienstes unterstützen - Cloud-Hosting, KI-Modellanbieter (OpenAI) zur Antwortgenerierung, Zahlungsabwicklung (Stripe) und E-Mail-Zustellung - jeweils auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

Unsere Infrastruktur und unsere Konversationsdaten werden in der Europäischen Union gehostet. Soweit ein Unterauftragsverarbeiter Daten außerhalb der EU verarbeitet, werden diese Übermittlungen durch Standardvertragsklauseln geschützt.

8. Google Kalender (Termine)

Wenn Sie Ihren Google Kalender mit Chatixy verbinden - eine optionale Funktion, die Sie pro Produkt aktivieren können - bittet Chatixy um Erlaubnis, Ihre Frei-/Belegt-Zeiten einzusehen und Kalenderereignisse zu erstellen und zu löschen. Diese Berechtigungen werden ausschließlich zur Terminplanung genutzt.

Chatixy liest nur Ihre Frei-/Belegt-Zeiten, damit der Chat-Assistent den Besuchern tatsächlich verfügbare Zeitfenster anbieten kann; es greift nicht auf die Titel, Beschreibungen, Teilnehmer oder Inhalte Ihrer bestehenden Ereignisse zu. Wenn ein Besucher einen Termin bucht, fügt Chatixy ein Ereignis hinzu, das den Servicenamen, den Namen des Besuchers und eine eventuell hinterlassene Notiz enthält - niemals jedoch die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Besuchers. Bei einer Stornierung löscht Chatixy das von ihm erstellte Ereignis und ändert oder löscht niemals Ereignisse, die es nicht erstellt hat.

Chatixy speichert die von Google ausgegebenen Zugriffs- und Aktualisierungstoken (verschlüsselt im Ruhezustand) sowie die E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos, nur um die Verbindung aufrechtzuerhalten. Das Trennen des Google Kalenders in Ihrem Dashboard löscht diese Token dauerhaft und entfernt keine Ereignisse aus Ihrem Kalender.

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Chatixy von Google APIs erhält, an andere Apps erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), einschließlich der Anforderungen zur Limited Use. Google Kalender-Daten werden nur zur Bereitstellung der hier beschriebenen Terminplanungsfunktion verwendet; sie werden niemals verkauft, niemals für Werbung genutzt und niemals mit anderen geteilt, außer wenn dies zur Bereitstellung der Funktion, zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder im Zusammenhang mit einer Fusion oder Übernahme erforderlich ist. Kein Mitarbeiter von Chatixy greift auf Ihre Google Kalender-Daten zu, es sei denn, Sie haben ausdrücklich zugestimmt, es ist aus Sicherheitsgründen erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.

9. Sicherheit

Wir schützen Daten bei der Übertragung mit TLS-Verschlüsselung und verschlüsseln sensible Anmeldedaten und Datenbank-Backups bei der Speicherung. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre Daten nach dem Need-to-know-Prinzip und halten die Wissensdatenbank und die Konversationen jedes Mandanten voneinander getrennt. Keine Methode der Übertragung oder Speicherung ist vollständig sicher, aber wir arbeiten kontinuierlich daran, die uns anvertrauten Informationen zu schützen.

10. Ihre Rechte

Sie können jederzeit auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und diese berichtigen, exportieren oder löschen - entweder über Ihre Kontoeinstellungen oder indem Sie uns kontaktieren. Wenn Sie Ihren Sitz in der EU/im EWR haben, steht Ihnen zudem das Recht zu, der Verarbeitung zu widersprechen und Beschwerde bei Ihrer Aufsichtsbehörde einzulegen.

11. Cookies

Das Dashboard verwendet unbedingt erforderliche Cookies für die Authentifizierung und die Sitzungsverwaltung. Die Marketing-Website verwendet ein minimales, datenschutzfreundliches Analyse-Setup, das Sie nicht über andere Websites hinweg verfolgt.

12. Kontakt

Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@chatixy.com oder schriftlich bei der SIA Devoflex (Reg.-Nr. 40203700105), Lettland.