Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

Operatorem Chatixy jest SIA Devoflex (numer rejestracyjny 40203700105, VAT LV40203700105) z siedzibą na Łotwie, w Unii Europejskiej ("Chatixy", "my", "nas"). Platforma umożliwia firmom tworzenie agentów wsparcia uczonych na ich własnych treściach i osadzanie ich na swoich stronach internetowych. Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy, w jakim celu je zbieramy oraz jakie przysługują Ci wybory.

2. Dane, które zbieramy

Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy oraz dane rozliczeniowe podawane przy zakładaniu konta lub wykupieniu płatnego planu.

Dane treści: strony internetowe, których przeszukanie nam zlecasz, przesyłane przez Ciebie dokumenty oraz konfiguracje czatów. Treści te wykorzystywane są wyłącznie do działania Twojego własnego agenta wsparcia.

Dane rozmów: wiadomości wymieniane między osobami odwiedzającymi Twoją stronę a Twoim agentem wsparcia lub zespołem, które przechowujemy w Twoim imieniu, abyś mógł je przeglądać i na nie odpowiadać.

Dane o korzystaniu: informacje z logów, takie jak adresy IP, typ przeglądarki oraz odwiedzane strony w panelu, wykorzystywane do celów bezpieczeństwa i doskonalenia produktu.

3. Jak wykorzystujemy Twoje dane

Wykorzystujemy Twoje dane w celu świadczenia i doskonalenia usługi: do indeksowania Twoich treści, aby Twój agent wsparcia mógł na ich podstawie udzielać odpowiedzi, generowania odpowiedzi, dostarczania i wyświetlania rozmów, obsługi płatności, wysyłania powiadomień serwisowych oraz zapewniania wsparcia.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie wykorzystujemy treści Twojej bazy wiedzy ani rozmów Twoich klientów do trenowania naszych własnych ani jakichkolwiek zewnętrznych modeli ogólnego przeznaczenia.

4. Przetwarzanie przez AI i dostawcy modeli

Aby wygenerować odpowiedzi, Chatixy przesyła odpowiednie fragmenty Twojej bazy wiedzy oraz wiadomości z danej rozmowy do zewnętrznych dostawców dużych modeli językowych (obecnie OpenAI), którzy działają jako nasi podprocesorzy na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych. Przetwarzają oni te treści wyłącznie w celu zwrócenia nam odpowiedzi w czasie rzeczywistym.

Nasi dostawcy modeli nie wykorzystują treści przesyłanych za pośrednictwem API Chatixy do trenowania swoich modeli, a my zobowiązujemy ich do przechowywania tych treści jedynie przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz wypełnienia obowiązków w zakresie monitorowania nadużyć. Stosujemy zabezpieczenia na poziomie wyszukiwania treści i podpowiedzi (promptów), jednak odpowiedzi generowane przez AI nadal mogą być niekompletne lub niedokładne, dlatego warto, abyś sprawdzał, w jaki sposób Twój agent reprezentuje Twoją firmę.

5. Twoja rola i nasza

W odniesieniu do danych Twojego konta administratorem danych jest Chatixy. W odniesieniu do rozmów, które osoby odwiedzające Twoją stronę prowadzą z Twoim agentem wsparcia, to Ty jesteś administratorem, a Chatixy występuje jako podmiot przetwarzający - przetwarzamy te dane na Twoje polecenie, aby zapewnić działanie Twojego agenta.

Odpowiadasz za posiadanie podstawy prawnej do zbierania wiadomości osób odwiedzających oraz za poinformowanie ich, we własnej informacji o ochronie prywatności, że korzystasz z agenta wsparcia działającego w oparciu o Chatixy.

6. Podstawy prawne i okres przechowywania

Przetwarzamy dane na podstawie wykonania umowy (prowadzenie Twojego konta), prawnie uzasadnionego interesu (bezpieczeństwo, analityka produktu) oraz zgody tam, gdzie jest wymagana (wiadomości marketingowe).

Dane konta i treści przechowujemy przez cały okres, w którym Twoje konto pozostaje aktywne. Po usunięciu konta dane osobowe są usuwane w ciągu 30 dni, z wyjątkiem sytuacji, w których przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania (na przykład faktury).

7. Udostępnianie i podprocesorzy

Dane udostępniamy wyłącznie podprocesorom, którzy pomagają nam świadczyć usługę - są to hosting w chmurze, dostawcy modeli AI (OpenAI) odpowiedzialni za generowanie odpowiedzi, obsługa płatności (Stripe) oraz dostarczanie wiadomości e-mail - a każdy z nich działa na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Aktualna lista podprocesorów jest dostępna na żądanie.

Nasza infrastruktura oraz dane rozmów są hostowane w Unii Europejskiej. Jeżeli podprocesor przetwarza dane poza UE, takie transfery są zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi.

8. Kalendarz Google (Spotkania)

Jeśli połączysz swój Kalendarz Google z Chatixy - opcjonalna funkcja, którą włączasz dla każdego produktu - Chatixy poprosi o pozwolenie na przeglądanie twoich wolnych/zajętych terminów oraz na tworzenie i usuwanie wydarzeń w kalendarzu, używając ich wyłącznie do obsługi planowania spotkań.

Chatixy odczytuje jedynie twoje wolne/zajęte terminy, aby asystent czatu mógł oferować odwiedzającym rzeczywiście dostępne sloty; nie ma dostępu do tytułów, opisów, uczestników ani treści twoich istniejących wydarzeń. Gdy odwiedzający zarezerwuje termin, Chatixy dodaje wydarzenie zawierające nazwę usługi, imię odwiedzającego i wszelkie notatki pozostawione przez odwiedzającego - nigdy adres e-mail ani numer telefonu odwiedzającego. Gdy rezerwacja zostanie anulowana, Chatixy usuwa utworzone przez siebie wydarzenie i nigdy nie zmienia ani nie usuwa wydarzeń, których nie utworzyło.

Chatixy przechowuje tokeny dostępu i odświeżania wydane przez Google (zaszyfrowane w stanie spoczynku) oraz adres e-mail połączonego konta, wyłącznie w celu utrzymania działania połączenia. Odłączenie Kalendarza Google w twoim panelu na stałe usuwa te tokeny i nie usuwa żadnych wydarzeń z twojego kalendarza.

Wykorzystanie i przekazywanie informacji otrzymanych z interfejsów API Google do jakiejkolwiek innej aplikacji przez Chatixy będzie zgodne z Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), w tym z wymaganiami Limited Use. Dane z Kalendarza Google są używane wyłącznie do zapewnienia opisanej tutaj funkcji planowania spotkań; nigdy nie są sprzedawane, używane do reklamy ani udostępniane innym, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to konieczne do zapewnienia funkcji, zgodności z prawem lub w związku z fuzją lub przejęciem. Żaden pracownik Chatixy nie ma dostępu do danych z twojego Kalendarza Google, chyba że za twoją wyraźną zgodą, w celach bezpieczeństwa lub gdy wymaga tego prawo.

9. Bezpieczeństwo

Chronimy dane podczas przesyłania za pomocą szyfrowania TLS oraz szyfrujemy wrażliwe dane uwierzytelniające i kopie zapasowe baz danych podczas przechowywania. Ograniczamy dostęp do Twoich danych zgodnie z zasadą wiedzy koniecznej oraz izolujemy bazę wiedzy i rozmowy każdego klienta. Żadna metoda przesyłania ani przechowywania danych nie jest w pełni bezpieczna, jednak nieustannie pracujemy nad ochroną informacji, które nam powierzasz.

10. Twoje prawa

W dowolnym momencie możesz uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, sprostować je, wyeksportować lub usunąć - z poziomu ustawień konta albo kontaktując się z nami. Jeżeli przebywasz na terenie UE/EOG, przysługuje Ci również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego.

11. Pliki cookie

Panel korzysta z plików cookie ściśle niezbędnych do uwierzytelniania i zarządzania sesją. Strona marketingowa korzysta z minimalnej, przyjaznej prywatności konfiguracji analitycznej, która nie śledzi Cię w innych witrynach.

12. Kontakt

W sprawie pytań lub żądań dotyczących prywatności skontaktuj się z nami pod adresem info@chatixy.com lub napisz do SIA Devoflex (reg. 40203700105), Łotwa.