Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

Operatorem Chatixy jest SIA Devoflex (numer rejestracyjny 40203700105, VAT LV40203700105) z siedzibą na Łotwie, w Unii Europejskiej ("Chatixy", "my", "nas"). Platforma umożliwia firmom tworzenie agentów wsparcia uczonych na ich własnych treściach i osadzanie ich na swoich stronach internetowych. Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy, w jakim celu je zbieramy oraz jakie przysługują Ci wybory.

2. Dane, które zbieramy

Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy oraz dane rozliczeniowe podawane przy zakładaniu konta lub wykupieniu płatnego planu.

Dane treści: strony internetowe, których przeszukanie nam zlecasz, przesyłane przez Ciebie dokumenty oraz konfiguracje czatów. Treści te wykorzystywane są wyłącznie do działania Twojego własnego agenta wsparcia.

Dane rozmów: wiadomości wymieniane między osobami odwiedzającymi Twoją stronę a Twoim agentem wsparcia lub zespołem, które przechowujemy w Twoim imieniu, abyś mógł je przeglądać i na nie odpowiadać.

Dane o korzystaniu: informacje z logów, takie jak adresy IP, typ przeglądarki oraz odwiedzane strony w panelu, wykorzystywane do celów bezpieczeństwa i doskonalenia produktu.

Dane o kraju: kraj powiązany z Twoim kontem ustalamy na podstawie adresu IP użytego przy rejestracji, kraju podanego podczas konfiguracji oraz adresu rozliczeniowego i kraju metody płatności użytej przy każdej płatności. Jako sprzedawca z UE potrzebujemy tych danych do wypełnienia obowiązków prawnych, w tym przepisów sankcyjnych i kontroli eksportu oraz podatku VAT.

3. Jak wykorzystujemy Twoje dane

Wykorzystujemy Twoje dane w celu świadczenia i doskonalenia usługi: do indeksowania Twoich treści, aby Twój agent wsparcia mógł na ich podstawie udzielać odpowiedzi, generowania odpowiedzi, dostarczania i wyświetlania rozmów, obsługi płatności, wysyłania powiadomień serwisowych oraz zapewniania wsparcia.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie wykorzystujemy treści Twojej bazy wiedzy ani rozmów Twoich klientów do trenowania naszych własnych ani jakichkolwiek zewnętrznych modeli ogólnego przeznaczenia.

4. Przetwarzanie przez AI i dostawcy modeli

Aby wygenerować odpowiedzi, Chatixy przesyła odpowiednie fragmenty Twojej bazy wiedzy oraz wiadomości z danej rozmowy do zewnętrznych dostawców dużych modeli językowych (obecnie OpenAI oraz, w przypadku niektórych klientów, Anthropic), którzy działają jako nasi podprocesorzy na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych. Przetwarzają oni te treści wyłącznie w celu zwrócenia nam odpowiedzi w czasie rzeczywistym.

Nasi dostawcy modeli nie wykorzystują treści przesyłanych za pośrednictwem API Chatixy do trenowania swoich modeli, a my zobowiązujemy ich do przechowywania tych treści jedynie przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz wypełnienia obowiązków w zakresie monitorowania nadużyć. Stosujemy zabezpieczenia na poziomie wyszukiwania treści i podpowiedzi (promptów), jednak odpowiedzi generowane przez AI nadal mogą być niekompletne lub niedokładne, dlatego warto, abyś sprawdzał, w jaki sposób Twój agent reprezentuje Twoją firmę.

5. Twoja rola i nasza

W odniesieniu do danych Twojego konta administratorem danych jest Chatixy. W odniesieniu do rozmów, które osoby odwiedzające Twoją stronę prowadzą z Twoim agentem wsparcia, to Ty jesteś administratorem, a Chatixy występuje jako podmiot przetwarzający - przetwarzamy te dane na Twoje polecenie, aby zapewnić działanie Twojego agenta.

Odpowiadasz za posiadanie podstawy prawnej do zbierania wiadomości osób odwiedzających oraz za poinformowanie ich, we własnej informacji o ochronie prywatności, że korzystasz z agenta wsparcia działającego w oparciu o Chatixy.

6. Podstawy prawne i okres przechowywania

Przetwarzamy dane na podstawie wykonania umowy (prowadzenie Twojego konta), prawnie uzasadnionego interesu (bezpieczeństwo, analityka produktu) oraz zgody tam, gdzie jest wymagana (wiadomości marketingowe).

Dane konta i treści przechowujemy przez cały okres, w którym Twoje konto pozostaje aktywne. Po usunięciu konta dane osobowe są usuwane w ciągu 30 dni, z wyjątkiem sytuacji, w których przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania (na przykład faktury).

Ustalanie i weryfikacja Twojego kraju następuje w celu wypełnienia obowiązku prawnego. W tym celu przechowujemy wyłącznie dwuliterowy kod kraju, nigdy Twojego miasta ani dokładnej lokalizacji.

7. Udostępnianie i podprocesorzy

Dane udostępniamy wyłącznie podprocesorom, którzy pomagają nam świadczyć usługę - są to hosting w chmurze, dostawcy modeli AI (OpenAI, Anthropic) odpowiedzialni za generowanie odpowiedzi, obsługa płatności (Stripe) oraz dostarczanie wiadomości e-mail - a każdy z nich działa na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Aktualna lista podprocesorów jest dostępna na żądanie.

Nasza infrastruktura oraz dane rozmów są hostowane w Unii Europejskiej. Jeżeli podprocesor przetwarza dane poza UE, takie transfery są zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi.

8. Kalendarz Google (Spotkania)

Jeśli połączysz swój Kalendarz Google z Chatixy - opcjonalna funkcja, którą włączasz dla każdego produktu - Chatixy poprosi o pozwolenie na przeglądanie twoich wolnych/zajętych terminów oraz na tworzenie i usuwanie wydarzeń w kalendarzu, używając ich wyłącznie do obsługi planowania spotkań.

Chatixy odczytuje jedynie twoje wolne/zajęte terminy, aby asystent czatu mógł oferować odwiedzającym rzeczywiście dostępne sloty; nie ma dostępu do tytułów, opisów, uczestników ani treści twoich istniejących wydarzeń. Gdy odwiedzający zarezerwuje termin, Chatixy dodaje wydarzenie zawierające nazwę usługi, imię odwiedzającego i wszelkie notatki pozostawione przez odwiedzającego - nigdy adres e-mail ani numer telefonu odwiedzającego. Gdy rezerwacja zostanie anulowana, Chatixy usuwa utworzone przez siebie wydarzenie i nigdy nie zmienia ani nie usuwa wydarzeń, których nie utworzyło.

Chatixy przechowuje tokeny dostępu i odświeżania wydane przez Google (zaszyfrowane w stanie spoczynku) oraz adres e-mail połączonego konta, wyłącznie w celu utrzymania działania połączenia. Odłączenie Kalendarza Google w twoim panelu na stałe usuwa te tokeny i nie usuwa żadnych wydarzeń z twojego kalendarza.

Wykorzystanie i przekazywanie informacji otrzymanych z interfejsów API Google do jakiejkolwiek innej aplikacji przez Chatixy będzie zgodne z Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), w tym z wymaganiami Limited Use. Dane z Kalendarza Google są używane wyłącznie do zapewnienia opisanej tutaj funkcji planowania spotkań; nigdy nie są sprzedawane, używane do reklamy ani udostępniane innym, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to konieczne do zapewnienia funkcji, zgodności z prawem lub w związku z fuzją lub przejęciem. Żaden pracownik Chatixy nie ma dostępu do danych z twojego Kalendarza Google, chyba że za twoją wyraźną zgodą, w celach bezpieczeństwa lub gdy wymaga tego prawo.

9. Bezpieczeństwo

Chronimy dane podczas przesyłania za pomocą szyfrowania TLS oraz szyfrujemy wrażliwe dane uwierzytelniające i kopie zapasowe baz danych podczas przechowywania. Ograniczamy dostęp do Twoich danych zgodnie z zasadą wiedzy koniecznej oraz izolujemy bazę wiedzy i rozmowy każdego klienta. Żadna metoda przesyłania ani przechowywania danych nie jest w pełni bezpieczna, jednak nieustannie pracujemy nad ochroną informacji, które nam powierzasz.

10. Twoje prawa

W dowolnym momencie możesz uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, sprostować je, wyeksportować lub usunąć - z poziomu ustawień konta albo kontaktując się z nami. Jeżeli przebywasz na terenie UE/EOG, przysługuje Ci również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Instrukcję krok po kroku, także dotyczącą prośby o usunięcie bez logowania, znajdziesz na stronie Usuń swoje konto Chatixy.

11. Pliki cookie

Panel korzysta z plików cookie ściśle niezbędnych do uwierzytelniania i zarządzania sesją. Strona marketingowa korzysta z minimalnej, przyjaznej prywatności konfiguracji analitycznej, która nie śledzi Cię w innych witrynach.

12. The shop website check

When you submit a shop address to the website check, we read up to 40 public pages of that site to test how well it answers customer questions. The report can be opened for 7 days. We then keep the data for up to 30 more days before it is deleted automatically, together with the test data and any email address you entered. If you enter an email address, we use it only to send you the report you asked for, and it is deleted with the report. Nothing is sold or shared.

13. Kontakt

W sprawie pytań lub żądań dotyczących prywatności skontaktuj się z nami pod adresem info@chatixy.com lub napisz do SIA Devoflex (reg. 40203700105), Łotwa.