Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Chatixy wordt beheerd door SIA Devoflex (registratienummer 40203700105, BTW LV40203700105), gevestigd in Letland, Europese Unie ("Chatixy", "wij", "ons"). Het platform stelt bedrijven in staat AI-chatagenten te creëren die getraind zijn op hun eigen content en deze op hun websites te integreren. Dit beleid legt uit welke persoonlijke gegevens we verzamelen, waarom we deze verzamelen en welke keuzes u heeft.

2. Gegevens die we verzamelen

Accountgegevens: uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en factuurgegevens wanneer u een account aanmaakt of een betaald abonnement afsluit.

Contentgegevens: websites die u ons vraagt te crawlen, documenten die u uploadt en supportagentconfiguraties. Deze content wordt uitsluitend gebruikt om uw eigen supportagent aan te sturen.

Gespreksgegevens: berichten die worden uitgewisseld tussen uw websitebezoekers en uw supportagent of team, die we namens u opslaan zodat u ze kunt bekijken en beantwoorden.

Gebruiksgegevens: loginformatie zoals IP-adressen, browsertype en bezochte pagina's binnen het dashboard, gebruikt voor beveiliging en productverbetering.

3. Hoe we uw gegevens gebruiken

We gebruiken uw gegevens om de dienst te leveren en te verbeteren: uw content indexeren zodat uw supportagent hieruit kan antwoorden, antwoorden genereren, gesprekken leveren en weergeven, betalingen verwerken, serviceberichten versturen en ondersteuning bieden.

We verkopen geen persoonlijke gegevens en gebruiken uw kennisbankinhoud of de gesprekken van uw klanten niet om onze eigen of externe algemene modellen te trainen.

4. AI-verwerking en modelleveranciers

Om antwoorden te genereren, stuurt Chatixy de relevante delen van uw kennisbank en de berichten in een gesprek naar externe aanbieders van grote taalmodellen (momenteel OpenAI) die als onze subverwerkers optreden onder verwerkersovereenkomsten. Zij verwerken deze content alleen om ons realtime een antwoord te geven.

Onze modelleveranciers gebruiken de via de API van Chatixy verzonden content niet om hun modellen te trainen, en we instrueren hen om deze niet langer te bewaren dan nodig is om het antwoord te leveren en aan verplichtingen rond misbruikmonitoring te voldoen. We bouwen waarborgen in bij het ophalen van content en in de prompts, maar AI-gegenereerde antwoorden kunnen nog steeds onvolledig of onjuist zijn, dus u moet controleren hoe uw agent uw bedrijf vertegenwoordigt.

5. Uw rol en de onze

Voor uw accountgegevens is Chatixy de gegevensbeheerder. Voor de gesprekken die uw websitebezoekers met uw supportagent hebben, bent u de beheerder en is Chatixy uw verwerker - wij verwerken die gegevens volgens uw instructies om uw agent te laten werken.

U bent verantwoordelijk voor het hebben van een wettelijke basis om bezoekersberichten te verzamelen en voor het informeren van uw bezoekers, via uw eigen privacyverklaring, dat er een AI-chatagent van Chatixy in gebruik is.

6. Wettelijke grondslagen en bewaring

We verwerken gegevens op basis van contractuele uitvoering (het beheren van uw account), gerechtvaardigd belang (beveiliging, productanalyse) en toestemming waar vereist (marketingmails).

We bewaren account- en contentgegevens zolang uw account actief is. Na verwijdering van het account worden persoonlijke gegevens binnen 30 dagen verwijderd, behalve waar de wet langere bewaring vereist (bijvoorbeeld facturen).

7. Delen en subverwerkers

We delen gegevens alleen met subverwerkers die ons helpen de dienst te runnen - cloudhosting, AI-modellenleveranciers (OpenAI) voor antwoordgeneratie, betalingsverwerking (Stripe) en e-mailbezorging - elk onder een gegevensverwerkingsovereenkomst. Een actuele lijst van subverwerkers is op aanvraag beschikbaar.

Onze infrastructuur en gespreksgegevens worden gehost in de Europese Unie. Waar een subverwerker gegevens buiten de EU verwerkt, worden die overdrachten beschermd door standaardcontractbepalingen.

8. Google Agenda (Afspraken)

Als je je Google Agenda aan Chatixy koppelt - een optionele functie die je per product inschakelt - vraagt Chatixy om toestemming om je vrije/bezet tijden te bekijken en om agenda-afspraken te maken en te verwijderen. Deze worden uitsluitend gebruikt voor het plannen van afspraken.

Chatixy leest alleen je vrije/bezet tijden zodat de chatassistent bezoekers tijdslots kan aanbieden die daadwerkelijk beschikbaar zijn; het heeft geen toegang tot de titels, beschrijvingen, deelnemers of inhoud van je bestaande afspraken. Wanneer een bezoeker boekt, voegt Chatixy een afspraak toe met de naam van de dienst, de naam van de bezoeker en eventuele notities die de bezoeker heeft achtergelaten - nooit het e-mailadres of telefoonnummer van de bezoeker. Wanneer een boeking wordt geannuleerd, verwijdert Chatixy de afspraak die het heeft gemaakt en verandert of verwijdert nooit afspraken die het niet heeft gemaakt.

Chatixy slaat de toegangstokens en vernieuwtokens die Google uitgeeft op (versleuteld in rust) en het e-mailadres van het verbonden account, alleen om de verbinding werkend te houden. Het loskoppelen van Google Agenda in je dashboard verwijdert deze tokens permanent en verwijdert geen afspraken uit je agenda.

Het gebruik en de overdracht van informatie die Chatixy ontvangt van Google API's naar een andere app zal voldoen aan de Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), inclusief de Limited Use-vereisten. Google Agenda-gegevens worden alleen gebruikt om de hier beschreven afspraakplannerfunctie te bieden; ze worden nooit verkocht, nooit gebruikt voor advertenties, en nooit gedeeld met anderen behalve indien nodig om de functie te bieden, om te voldoen aan de wet, of in verband met een fusie of overname. Geen enkele medewerker van Chatixy heeft toegang tot je Google Agenda-gegevens behalve met jouw uitdrukkelijke toestemming, voor beveiliging, of waar de wet dit vereist.

9. Beveiliging

We beschermen gegevens tijdens overdracht met TLS-encryptie en versleutelen gevoelige inloggegevens en databaseback-ups in rust. We beperken de toegang tot uw gegevens op basis van noodzaak en isoleren de kennisbank en gesprekken van elke klant. Geen enkele methode van overdracht of opslag is volledig veilig, maar we werken continu aan het beschermen van de informatie die u ons toevertrouwt.

10. Uw rechten

U kunt uw persoonlijke gegevens op elk moment openen, corrigeren, exporteren of verwijderen vanuit uw accountinstellingen of door contact met ons op te nemen. Als u in de EU/EEA bent, heeft u ook het recht om bezwaar te maken tegen verwerking en een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit.

11. Cookies

Het dashboard gebruikt strikt noodzakelijke cookies voor authenticatie en sessiebeheer. De marketingwebsite gebruikt een minimale, privacyvriendelijke analysetool die u niet over andere sites volgt.

12. Contact

Voor privacyvragen of -verzoeken, neem contact met ons op via info@chatixy.com of schrijf naar SIA Devoflex (reg. 40203700105), Letland.