Zijn supportagents AVG-conform?

Supportagents *kunnen* AVG-conform zijn - maar conformiteit is niet automatisch, en veel populaire tools worden in de VS gehost op manieren die het ingewikkeld maken voor Europese bedrijven. Hier lees je wat er echt toe doet, zonder het juridische jargon. (Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.)

1. Waar worden de gegevens gehost?

De AVG verbiedt niet dat gegevens de EU verlaten, maar overdrachten naar buiten de EU hebben waarborgen nodig, zoals standaard contractbepalingen. De eenvoudigste route is om de verwerking überhaupt in de EU te houden. Chatixy wordt in de EU gehost: je kennisbank en de gesprekken van je bezoekers worden in de Europese Unie verwerkt.

2. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en wie is de verwerker?

Voor de berichten die je bezoekers versturen ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is de supportagentleverancier je verwerker, die handelt volgens jouw instructies op grond van een verwerkersovereenkomst (DPA). Zorg ervoor dat je leverancier een DPA en een duidelijke lijst van subverwerkers biedt.

3. Trainen de AI-aanbieders op jouw gegevens?

Dit is de vraag waar veel tools op vastlopen. Om antwoorden te genereren, wordt de relevante content naar de aanbieder van een large language model gestuurd. De conforme regeling is dat de aanbieder optreedt als subverwerker op grond van een DPA en jouw content niet gebruikt om zijn algemene modellen te trainen. Chatixy werkt op deze manier.

4. Transparantie en de EU AI Act

Een klantenservice-assistent is een AI-systeem met beperkt risico onder de EU AI Act, waarbij de kerntaak transparantie is - mensen vertellen dat ze met AI communiceren. In de praktijk betekent dat de agent duidelijk als AI presenteren en een eenvoudige overdracht naar een mens aanbieden, en de supportagent vermelden in je eigen privacyverklaring.

5. Rechten van betrokkenen

Bezoekers en klanten kunnen toegang tot of verwijdering van hun gegevens aanvragen. Je leverancier zou export en verwijdering eenvoudig moeten maken; Chatixy verwijdert persoonsgegevens binnen 30 dagen na accountverwijdering, behalve waar de wet een langere bewaartermijn vereist.

De korte versie

Een supportagent is AVG-conform wanneer de gegevens passend worden gehost (idealiter in de EU), er een DPA is, de modelaanbieders niet op jouw content trainen, en je transparant bent naar je bezoekers. Chatixy is EU-first gebouwd om dat de standaard te maken in plaats van iets dat je moet inrichten.