Tietosuojakäytäntö

1. Keitä olemme

Chatixyä ylläpitää SIA Devoflex (rekisterinumero 40203700105, ALV LV40203700105), joka on rekisteröity Latviaan, Euroopan unioniin ("Chatixy", "me"). Alustan avulla yritykset voivat luoda omaan sisältöönsä perustuvia tukiagentteja ja upottaa ne verkkosivustoilleen. Tässä käytännössä kerrotaan, mitä henkilötietoja keräämme, miksi keräämme niitä ja mitä valintoja sinulla on.

2. Keräämämme tiedot

Tilin tiedot: nimesi, sähköpostiosoitteesi, yrityksesi nimi ja laskutustiedot, kun luot tilin tai tilaat maksullisen paketin.

Sisältötiedot: verkkosivustot, joita pyydät meitä indeksoimaan, lataamasi asiakirjat ja tukiagentti-asetukset. Tätä sisältöä käytetään yksinomaan oman tukiagenttisi toimintaan.

Keskustelutiedot: viestit, joita verkkosivustosi kävijät vaihtavat tukiagenttisi tai tiimisi kanssa ja jotka tallennamme puolestasi, jotta voit tarkastella niitä ja vastata niihin.

Käyttötiedot: lokitiedot, kuten IP-osoitteet, selaintyyppi ja hallintapaneelissa katsotut sivut, joita käytetään tietoturvaan ja tuotteen parantamiseen.

3. Miten käytämme tietojasi

Käytämme tietojasi palvelun tarjoamiseen ja parantamiseen: indeksoimme sisältösi, jotta tukiagenttisi voi vastata sen pohjalta, luomme vastauksia, toimitamme ja näytämme keskusteluja, käsittelemme maksuja, lähetämme palveluilmoituksia ja tarjoamme tukea.

Emme myy henkilötietoja emmekä käytä tietopankkisi sisältöä tai asiakkaidesi keskusteluja omien tai kolmansien osapuolten yleiskäyttöisten mallien kouluttamiseen.

4. AI-käsittely ja mallien tarjoajat

Vastausten luomiseksi Chatixy lähettää tietopankkisi olennaiset osat ja keskustelun viestit kolmansien osapuolten suurten kielimallien tarjoajille (tällä hetkellä OpenAI), jotka toimivat alikäsittelijöinämme tietojenkäsittelysopimusten mukaisesti. Ne käsittelevät tätä sisältöä vain palauttaakseen vastauksen meille reaaliajassa.

Mallien tarjoajamme eivät käytä Chatixyn rajapinnan kautta lähetettyä sisältöä malliensa kouluttamiseen, ja ohjeistamme niitä säilyttämään sen vain niin kauan kuin vastauksen toimittaminen ja väärinkäytön valvontaa koskevat velvoitteet edellyttävät. Olemme ottaneet käyttöön tiedonhakuun ja kehotteisiin liittyviä suojatoimia, mutta tekoälyn tuottamat vastaukset voivat silti olla puutteellisia tai epätarkkoja, joten kannattaa tarkistaa, millaisen kuvan agenttisi antaa yrityksestäsi.

5. Sinun ja meidän roolimme

Tilisi tietojen osalta Chatixy on rekisterinpitäjä. Niissä keskusteluissa, joita verkkosivustosi kävijät käyvät tukiagenttisi kanssa, sinä olet rekisterinpitäjä ja Chatixy on henkilötietojen käsittelijäsi - käsittelemme näitä tietoja ohjeidesi mukaisesti agenttisi toiminnan mahdollistamiseksi.

Olet vastuussa siitä, että sinulla on laillinen peruste kävijöiden viestien keräämiseen ja että kerrot kävijöillesi omassa tietosuojailmoituksessasi, että käytössä on Chatixyllä toimiva tukiagentti.

6. Oikeusperusteet ja säilytys

Käsittelemme tietoja sopimuksen täyttämisen perusteella (tilisi ylläpito), oikeutetun edun perusteella (tietoturva, tuoteanalytiikka) ja tarvittaessa suostumuksen perusteella (markkinointisähköpostit).

Säilytämme tilin ja sisällön tiedot niin kauan kuin tilisi on aktiivinen. Tilin poistamisen jälkeen henkilötiedot poistetaan 30 päivän kuluessa, paitsi jos laki vaatii pidempää säilytystä (esimerkiksi laskut).

7. Tietojen jakaminen ja alikäsittelijät

Jaamme tietoja vain sellaisten alikäsittelijöiden kanssa, jotka auttavat meitä palvelun ylläpidossa - pilvipalvelut, AI-mallien tarjoajat (OpenAI) vastausten luomiseen, maksujen käsittely (Stripe) ja sähköpostien toimitus - kukin tietojenkäsittelysopimuksen alaisena. Ajantasainen luettelo alikäsittelijöistä on saatavilla pyynnöstä.

Infrastruktuurimme ja keskustelutiedot sijaitsevat Euroopan unionissa. Jos alikäsittelijä käsittelee tietoja EU:n ulkopuolella, nämä siirrot suojataan vakiosopimuslausekkeilla.

8. Google-kalenteri (Ajanvaraukset)

Jos yhdistät Google-kalenterisi Chatixyyn - valinnainen ominaisuus, jonka voit ottaa käyttöön tuotekohtaisesti - Chatixy pyytää lupaa nähdä vapaat/varatut aikasi sekä luoda ja poistaa kalenteritapahtumia, ja käyttää näitä vain ajanvarauksen hallintaan.

Chatixy lukee vain vapaat/varatut aikasi, jotta chat-avustaja voi tarjota vierailijoille aidosti vapaita aikoja; se ei pääse käsiksi olemassa olevien tapahtumiesi otsikoihin, kuvauksiin, osallistujiin tai sisältöihin. Kun vierailija varaa ajan, Chatixy lisää tapahtuman, joka sisältää palvelun nimen, vierailijan nimen ja mahdollisen vierailijan jättämän viestin - ei koskaan vierailijan sähköpostiosoitetta tai puhelinnumeroa. Kun varaus peruutetaan, Chatixy poistaa luomansa tapahtuman eikä koskaan muuta tai poista tapahtumia, joita se ei ole luonut.

Chatixy tallentaa Googlen myöntämät käyttö- ja päivitystunnukset (salattuina levossa) sekä yhdistetyn tilin sähköpostiosoitteen vain yhteyden ylläpitämiseksi. Google-kalenterin irrottaminen hallintapaneelissasi poistaa nämä tunnukset pysyvästi eikä poista mitään tapahtumia kalenteristasi.

Chatixyn saaman tiedon käyttö ja siirto Google API -palveluista muihin sovelluksiin noudattaa Google API Services User Data Policy -käytäntöä (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), mukaan lukien Limited Use -vaatimukset. Google-kalenterin tietoja käytetään vain tässä kuvattuun ajanvarausominaisuuteen; niitä ei koskaan myydä, käytetä mainontaan tai jaeta muille, paitsi jos se on tarpeen ominaisuuden tarjoamiseksi, lain noudattamiseksi tai yritysfuusion tai -oston yhteydessä. Yksikään Chatixyn työntekijä ei pääse käsiksi Google-kalenterisi tietoihin ilman nimenomaista suostumustasi, turvallisuussyistä tai lain niin vaatiessa.

9. Tietoturva

Suojaamme tiedot siirron aikana TLS-salauksella ja salaamme arkaluonteiset tunnistetiedot ja tietokannan varmuuskopiot tallennettuina. Rajoitamme pääsyn tietoihisi tarpeellisuusperiaatteen mukaisesti ja eristämme kunkin asiakkaan tietopankin ja keskustelut toisistaan. Mikään tiedonsiirto- tai tallennustapa ei ole täysin turvallinen, mutta teemme jatkuvasti työtä meille uskomiesi tietojen suojaamiseksi.

10. Oikeutesi

Voit milloin tahansa käyttää, korjata, viedä tai poistaa henkilötietojasi tilisi asetuksista tai ottamalla meihin yhteyttä. Jos olet EU/ETA-alueella, sinulla on myös oikeus vastustaa käsittelyä ja tehdä valitus valvontaviranomaisellesi.

11. Evästeet

Hallintapaneeli käyttää ehdottoman välttämättömiä evästeitä todennukseen ja istunnon hallintaan. Markkinointisivusto käyttää minimaalista, yksityisyyttä kunnioittavaa analytiikkaa, joka ei seuraa sinua muilla sivustoilla.

12. Yhteystiedot

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä tai pyynnöissä ota yhteyttä osoitteeseen info@chatixy.com tai kirjoita SIA Devoflexille (rek. 40203700105), Latvia.